Birkaç Sayfalık Taranmış Belge Neden Onlarca Megabayt Tutar?
 

Vize başvurusu için evraklar hazır: kimlik fotokopisi, diploma, son üç ayın maaş bordrosu, banka dökümü. Ofisteki tarayıcıdan hepsini geçiriyorsunuz, toplam altı sayfa. Ortaya çıkan PDF 48 MB. E-posta göndermeyi reddediyor, başvuru sitesi ise dosya başına 5 MB istiyor. Altı sayfa kâğıt nasıl olur da bir filmin fragmanı kadar yer kaplar?

Üstelik bu sadece vize başvurusuna özgü bir dert değil. İş başvurusuna eklenen diploma, sigorta şirketine gönderilen fatura, okul kaydı için istenen ikametgâh belgesi, muhasebeciye giden aylık evrak yığını... Hepsi aynı duvara çarpıyor.

Tarayıcı aslında fotoğraf çeker

İşin sırrı şu: tarayıcı sayfayı okumaz, fotoğrafını çeker. Bilgisayarda yazılmış bir PDF'de bir harf birkaç baytlık bir bilgidir. Taranmış bir sayfada ise her nokta ayrı ayrı kaydedilir, boş kenar boşlukları dahil.

Basit bir hesap yapalım. A4 bir sayfayı 300 dpi çözünürlükte taradığınızda yaklaşık 8,7 milyon piksel elde edersiniz. Renkli kaydedildiğinde her piksel 3 bayt tutar, yani sıkıştırılmamış hâliyle tek sayfa 26 MB civarındadır. Tarayıcıların çoğu bunu bir miktar sıkıştırır, ama ayar yanlışsa altı sayfanın onlarca megabayta ulaşması hiç zor değil.

Çözünürlüğü 600 dpi'a çıkarırsanız piksel sayısı dört katına çıkar. Beyaz bir kâğıdı "renkli" taramak da boşuna üç kat yer harcamak demektir. Kısacası belge tarama sırasında seçilen iki ayar, dosyanın kaderini neredeyse baştan belirler.

Boyut neden bu kadar önemli

İlk akla gelen e-posta. Gmail'de bir e-postaya eklenebilecek dosyaların toplam sınırı 25 MB; bunu aşan ekler doğrudan gönderilmiyor, bulut bağlantısına dönüşüyor. Resmî bir başvuruda karşı tarafın o bağlantıya tıklayacağının hiçbir garantisi yok.

Sonra başvuru siteleri geliyor. Pek çoğu dosya başına birkaç megabaytlık bir sınır koyuyor ve büyük dosyayı ya reddediyor ya da yükleme yarıda kesiliyor. Telefondan, mobil veriyle yükleme yapıyorsanız, 48 MB'lık bir dosya hem kotanızdan yiyor hem de dakikalar sürüyor. Bir de arşiv var: her ay taranan evraklar birkaç yıl içinde gigabaytlarca yer tutmaya başlıyor.

Boyutu taramadan önce düşürmek

Bir sonraki taramanızda şunları denemenizi öneririm:

- Metin ağırlıklı evrak için 200 ya da 300 dpi yeterli, 600 dpi'a neredeyse hiç gerek yok

- Renkli mod yerine gri tonlamayı seçin; renk yalnızca mühür, fotoğraf ya da renkli grafik varsa gerekli

- Sadece siyah yazıdan oluşan sayfalarda siyah-beyaz mod dosyayı en çok küçülten seçenek

- Tarayıcıda "kalite" ya da "sıkıştırma" ayarı varsa en yüksek kaliteyi değil, orta seviyeyi seçin

Bu ayarlar evrak tarama alışkanlığınızı değiştirmeyi gerektirir, ama bir kez yapıldığında her seferinde işe yarar. Aynı altı sayfa, gri tonlama ve 200 dpi ile çoğu zaman birkaç megabayta iner.

Telefonla taramak da aynı kurala tabi

Bugün evrakların büyük kısmı tarayıcıdan değil, telefondan geçiyor. Telefon kamerası 12 megapiksellik bir fotoğraf çektiğinde, A4 bir sayfa için bu kabaca 340 dpi demek. Yani telefonunuz da kendiliğinden yüksek çözünürlükte "tarıyor".

Tarama uygulamaları sayfayı kırpıp düzeltse de çoğu zaman her sayfayı ayrı, yüksek kaliteli bir görüntü olarak saklıyor. Uygulamanızda kalite ya da renk ayarı varsa, yukarıdaki kurallar burada da geçerli: gri tonlama ve orta kalite çoğu evrak için fazlasıyla yeterli. Bir de sayfayı gün ışığında, düz bir zeminde çekin; gölgeli ve buruşuk bir sayfa hem daha kötü görünür hem de daha zor sıkışır.

Zaten taradıysanız

Her zaman en baştan başlama şansınız olmuyor. Belki evrak artık elinizde değil, belki dosya size başka birinden geldi. Bu durumda yapılacak şey, PDF'nin kendisini küçültmek.

PDF sıkıştırma işleminde dosyanın içindeki görüntüler daha verimli biçimde yeniden kaydedilir, gereğinden yüksek çözünürlükler makul bir seviyeye indirilir ve belgede işe yaramayan veriler temizlenir. Sayfa sayısı, sıralama ve görünüm aynı kalır.

Burada sık yapılan bir hata var: sayfaları tek tek JPG olarak dışa aktarıp onları sıkıştırmak, sonra yeniden PDF yapmak. Hem uzun hem de her adımda biraz daha kalite kaybettiren bir yol. Doğrudan PDF'yi sıkıştırmak çok daha temiz.

Tarayıcıdan, kurulum olmadan

Benim tercihim OnlyDoc, çünkü PDF küçültme işini tarayıcıda, herhangi bir program kurmadan ve kayıt olmadan yapıyor. Dosyayı sürükleyip bırakıyorsunuz, birkaç saniye sonra küçültülmüş PDF hazır. Büyük dosyalar bile çoğunlukla 30 saniyenin altında bitiyor.

100 MB'a kadar dosya kabul ediyor ve Windows, Mac, Linux, iPhone ya da Android fark etmeden çalışıyor. Bağlantı şifreli, ki kimlik ve maaş bordrosu gibi belgeler gönderirken bu benim için pazarlık konusu değil. Sitenin kendi verdiği bilgiye göre birçok belgede boyut neredeyse yarı yarıya iniyor; taranmış belgelerde fark çoğu zaman daha da belirgin oluyor, çünkü içlerinde sıkıştırılacak çok görüntü var. Ne kadar kazandığınızı görmek için iki dosyaya da sağ tıklayıp Özellikler'den boyutlarını karşılaştırmanız yeterli.

Kalite konusunda gerçekçi olun

Her sıkıştırma bir miktar ayrıntıdan vazgeçmek demektir. Normal bir yazı metni sıkıştırmadan sonra rahatça okunur, ama küçük puntolu dipnotlar, ince bir imza ya da soluk bir mühür biraz silikleşebilir. Bu yüzden küçültülmüş dosyayı göndermeden önce bir kez açıp ekranı yakınlaştırın ve en önemli sayfaya özellikle bakın. Başvuruda kimlik numaranız okunmuyorsa, dosyanın küçük olması kimsenin işine yaramaz.

Limit çok sıkıysa, örneğin yirmi sayfalık bir dosya için 2 MB isteniyorsa, PDF boyut küçültme tek başına yetmeyebilir. O zaman ya belgeyi birkaç parçaya bölün ya da mümkünse gri tonlamayla yeniden tarayın. Hiçbir araç, okunabilirlikten ödün vermeden her dosyayı istenen boyuta sığdıramaz.

Sonuç

Taranmış dosyaların şişmesi bir arıza değil, tarayıcının sayfayı fotoğraf olarak kaydetmesinin doğal sonucu. Mümkünse ayarları baştan doğru seçin, değilse PDF'yi doğrudan sıkıştırın ve göndermeden önce sonucu mutlaka kontrol edin. Başvurunuzun bir megabayt yüzünden geri dönmesine izin vermeyin.